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Les bases du plan cafétéria : 10 aspects pratiques

Notre expérience acquise dans le domaine du plan cafétaria nous amène à vouloir la partager et vous offrir un aperçu des bases d'un tel plan. Un plan cafétéria est un système grâce auquel l'employé dispose de la possibilité de composer son package salarial dans les limites du cadre développé par l’employeur. Dans ce cadre, l'employé est libre de choisir des avantages ainsi que d’adapter des avantages existants. Ces avantages sont généralement financés en créant du budget ou en renonçant à un budget existant.

 

Comment mettre en place un plan cafétéria : qui, quoi et comment ?

La première étape est franchie et la décision est prise : vous mettez en place un plan cafétéria. Un bon démarrage est essentiel. Quelles sont les aspects à envisager et les principaux défis à relever ? Voici 10 conseils importants.

 

1. It is all about the scope

Il semble logique de bien réfléchir à ce que vous proposerez dans le plan cafétéria. Cependant, dans la pratique, nous constatons que les entreprises décident parfois trop rapidement du contenu de ce plan et ont tendance à prendre en compte des critères inadaptés, tels que l'optimisation fiscale. La portée (le scope) est l’une des décisions les plus importantes à prendre. Quel budget et quels avantages allez-vous inclure ? La raison de la mise en place du plan est souvent plus importante que le contenu du plan. En tant qu'employeur, que souhaitez-vous réaliser avec votre plan cafétéria ? Pourquoi offrez-vous un tel avantage ? Votre plan cafétéria s'inscrit-il dans la politique de rémunération stratégique de votre entreprise ? Essayez également de voir les choses dans leur ensemble : par exemple, proposer un leasing vélo dans le cadre du plan constitue une bonne idée mais pourquoi ne pas penser plus loin et y coupler le stationnement des vélos et les douches. C’est encore mieux.

 

2. Un scope démocratique ?

La question que beaucoup d'employeurs se posent est la suivante : faut-il organiser une enquête auprès de tous les employés afin de demander aux intéressés ce qu'ils souhaitent être présents dans le plan cafétéria ? Cette démarche, souhaitable dans certains cas, s’avère risquée dans d’autres. D'une part, une enquête crée parfois des attentes : par exemple, peut-être n’est-il pas dans vos objectifs d’offrir des vacances supplémentaires… D'autre part, il est difficile d'utiliser les données récoltées par l’enquête pour fournir des précisions suffisantes sur les avantages qui seraient éventuellement inclus dans le plan. Une sondage interne devient cependant utile s’il cible des sujets très spécifiques, tels que la mobilité. Une alternative intéressante consiste à mettre en place un groupe de travail restreint composé en partie d’un échantillon de salariés actifs au sein de l'entreprise. Le grand avantage est qu'au sein de ce groupe, vous êtes en mesure d’expliquer précisément chaque avantage et d’obtenir des informations importantes. Ces collègues remplissent alors un rôle d'ambassadeur, également dans la communication du plan lors du lancement de ce dernier.   

 

3. Un équilibre entre l’offre et l’attractivité

Le plan ne doit pas être trop étendu, sinon les employés risquent de ne pas savoir effectuer leurs choix. Chaque avantage supplémentaire se traduit également par une charge de travail supplémentaire pour les RH ainsi qu’une communication plus importante à cet égard. Au démarrage, un plan circonscrit offre la possibilité d’étendre ce même plan à une date ultérieure. Dans la majorité des cas, les employés s'attendent à une mise à jour du plan cafétéria après 2 ou 3 ans. Par ailleurs, il convient de trouver un bon équilibre entre l'offre et l'attractivité du plan. Le plan cafétéria doit être suffisamment attractif pour tous les employés. Il est inutile de proposer un plan cafétéria avec deux avantages si vous savez à l'avance qu'il n'intéressera qu'une minorité d’employés. En pratique, nous constatons qu'un plan cafétéria contient en moyenne 3 à 4 avantages. Il en va de même, bien sûr, pour les budgets.  

 

4. Faites le lien avec la mobilité et la politique automobile

Le risque que le plan cafétéria évolue en un « silo » distinct au sein de la politique globale de récompense et de mobilité reste important. Osez faire le lien avec les éléments existants. Profitez de l'occasion pour assouplir la politique automobile et la lier dans son ensemble au plan cafétéria. Si nécessaire, le budget automobile peut également être compris dans le plan cafétéria : certains choix, comme par exemple le leasing d’un vélo, seront ainsi financés par ce budget. Toutefois, « l'ouverture » du plan cafétéria ne s'applique pas uniquement à la mobilité. Elle concerne également le matériel informatique ou les assurances.

 

5. Qui peut participer au plan ?

La question de savoir si tous ou un groupe limité est autorisé à participer au plan cafétéria est bien évidemment cruciale. Il existe plusieurs raisons pour commencer avec une partie restreinte de salariés. La raison principale est juridique : en Belgique, un budget flexible ne s’applique pas à tous. Ceci dépend bien évidemment de plusieurs facteurs. Mais d'autres éléments interviennent. Un essai avec un groupe limité s’avère plus efficace que la mise en place complexe pour tout le monde. Enfin, certains employés ne sont tout simplement pas concernés par le plan cafétaria : par exemple, les expatriés, non soumis à la sécurité sociale belge. Si vous décidez d’exclure certains groupes, il est important d'en communiquer la raison afin de contenir d’éventuelles frustrations. De cette façon, les employés sont informés des raisons pour lesquelles ils ne peuvent pas (encore) participer au plan.

 

6. Timing is everything

Bien entendu, il est essentiel de décider du moment où le plan sera lancé, en tenant compte de l’implémentation. Consacrez suffisamment de temps à cette étape et à la communication autour du plan. Ce laps de temps dépend bien sûr aussi des budgets et des prestations prévus dans le plan. Vous devez également choisir si les employés sélectionnent leurs avantages à un ou plusieurs moments de l’année et la durée de ce ou ces moments. Travaillez-vous avec un plan cafétéria contenant 1 période de choix, plusieurs périodes de choix ou sans limitation ? Dans la pratique, nous travaillons généralement avec une période de choix. Cela représente moins de travail pour les RH et l'accent ne doit pas être mis sur le plan cafétéria tout au long de l'année. Parfois, il est préférable que les employés choisissent « obligatoirement » pendant un laps de temps limité. Les employés qui sont autorisés à modifier tout au long de l'année oublient parfois d’effectuer un choix. La question est, bien sûr, de savoir ce qu'il faut faire pour les nouveaux employés ou ce qu’il faire avec les choix qui sont ouverts toute l'année, tels que la création d'un budget sur l'application mobilité ou le choix de la voiture de société. La tendance générale est d'opter pour une période de choix combinée : une période de choix limitée pour la plupart des prestations, à combiner avec une période de choix illimitée pour d'autres prestations, principalement liées à la mobilité.

 

7. Neutralité budgétaire

La neutralité budgétaire se révèle primordiale dans l’élaboration d’un plan de rémunération flexible. Il est important d’assimiler ce principe immédiatement lors de la conception du plan, car cela impacte différents éléments du plan cafétéria. Essayez de prendre en compte le plus largement possible la neutralité budgétaire : non seulement au niveau fiscal, mais aussi par rapport aux autres coûts (charge de travail, administration, impact sur les avantages fiscaux dont bénéficie l'entreprise...). La neutralité budgétaire s’obtient également par les biais suivants : imputation des coûts administratifs, réduction de la contribution patronale, prise en compte de tous les coûts liés aux avantages...

 

8. (Para)fiscalement et juridiquement correct

Le paysage (para)fiscal et juridique belge de rémunération flexible est extrêmement complexe. Il est donc conseillé de tenir compte de tous ces défis lors de l'élaboration du plan. Les points qui méritent attention sont nombreux et leur complexité est liée au secteur de l'entreprise. Ce n'est que si tous les aspects sont pris en compte (droit social, impôt sur le revenu des personnes physiques, sécurité sociale, impôt sur les sociétés, TVA, comptabilité...) qu’un plan cafétéria peut être qualifié de durable. Dans certains cas, il peut être conseillé de conclure un ruling fiscal avec le Service des Décisions Anticipées.

 

9. Mieux vaut prévenir que guérir

Aborder le plan cafétéria d’un point de vue critique semble indispensable. Il s'agit d'un exercice très utile afin de réfléchir en détail aux éventuelles conséquences négatives du plan lors de sa mise en œuvre : que faire en cas de retraite, de licenciement, de pension, de chômage temporaire, de maladie, de vol... ? Il est préférable de l’envisager en amont afin d’anticiper une solution. Après tout, un employé qui effectue un choix dans le cadre du plan cafétéria doit pouvoir le faire de manière réfléchie. Il est donc important d'inclure l'impact d'un choix non seulement dans une politique, mais également dans la communication du plan.   

 

10. Impliquez les principales parties prenantes

L’implémentation d'un plan cafétéria est susceptible d’impacter de nombreux processus existants et les équipes qui les mettent en œuvre. Logiquement, le reward et le payroll semblent devoir être pris en compte mais n’oubliez pas les finances, la flotte, le marketing, le recrutement... Essayez d'impliquer ces collègues dès le début. La pratique prouve qu'ils ont une connaissance très précieuse des conséquences d’un plan cafétaria sur ces processus. Par exemple, le plan cafétéria interfère fortement avec la comptabilité d'une entreprise. Si, par exemple, un employé opte pour un vélo avec la prime de fin d'année, le budget et l'avantage ne tombent pas la même année. Travailler avec des provisions est alors nécessaire. La coordination avec le service finances devient intéressante pour éviter le mise devant le fait accompli après le début du plan cafétéria.

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